Solicitar subvenciones y ayudas: las claves del éxito

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Solicitar subvenciones y ayudas: las claves del éxito

Son muchas las dudas que abordan a todo aquel que se enfrenta a una solicitud de subvención o ayuda, especialmente, si se es novel en el tema y se ha de presentar un proyecto empresarial o técnico para el que se solicita una aportación económica a fondo perdido.

Por ello, desde la experiencia adquirida a través de nuestros clientes vamos a tratar de mostrar unas sencillas pautas para afrontar con éxito toda candidatura a una subvención o ayuda.

Solicitar subvenciones y ayudas: estar informado

Para afrontar una candidatura de subvención o ayuda con éxito lo primero de todo es estar informado. Como es lógico tenemos que enterarnos de que una determinada ayuda o subvención se ha publicado, que esta nos interesa y sobre todo que podemos acceder a ella. Lo ideal para lograrlo con éxito es mantener una vigilancia sistematizada de todas las publicaciones al respecto como boletines oficiales, autonómicos, boletines europeos, etc.

También existen webs especializada donde informarse. En esta web por ejemplo, publicamos gran cantidad de ayudas y subvenciones de ámbito nacional diariamente. Toda la información que publicamos puede además consultarse usando nuestro buscador. Ofrecemos también la posibilidad de seleccionar determinadas categorías para diferenciar sectores y actividades profesionales y así filtrar la información para facilitar las consultas en materia de ayudas y subvenciones.

La información sobre las nuevas subvenciones te las puede incluso comentar un amigo, pero lo más razonable es tener contratado este servicio mediante la suscripción a una vigilancia personalizada para que te informen puntualmente y justo en el momento que se publican estás oportunidades. De este modo se dispone de tiempo para valorar cada oportunidad, y si interesa, para preparar la candidatura.

Algunos de estos profesionales, como MNH Licitaciones, además de informarte con plazo suficiente para valorar y preparar la documentación también ofrecen la posibilidad de colaborar contigo para guiarte durante todo el proceso.

Solicitar subvenciones y ayudas: las ventajas de contar con un colaborador

Para afrontar una candidatura de subvención o ayuda con éxito contratar a un profesional es una excelente opción pues a pesar de entrañar un coste será de gran ayuda, sobre todo si eres nuevo en la materia. Esencialmente sera útil por los siguientes motivos:

  • Ahorraras tiempo en la lectura y comprensión de las bases y la documentación requerida.
  • Estarás asesorado en todo momento y en cada paso durante la elaboración de la documentación, lo que ofrece tranquilidad pues sabrás que lo que presentas es correcto.
  • Te ayudara con el lenguaje técnico, el formato, las firmas digitales y demás medios requeridos para formalizar la solicitud correctamente.
  • Además si es preciso ampliar alguna documentación tras la presentación de la solicitud o si te requieren matizar algún punto, te asesoraran y te ayudaran a solventarlo sin sobresaltos desde el principio.

En este punto debe quedar muy clara una cosa, tanto si te presentas por ti mismo como si subcontratas a un profesional, hay que trabajar duro en cada candidatura y tener siempre en mente el plazo máximo de entrega de la solicitud.

Lo más recomendable respecto al tiempo es fijar el objetivo de tener la candidatura lista con al menos dos días de antelación al plazo máximo marcado. Así en caso de imprevistos tendremos margen de maniobra y podremos corregir errores.

Si se decide contratar a un equipo profesional es para aprovechar la oportunidad al maximo. La externalización no exime de hacer esfuerzos para conseguir los objetivos comunes marcados. Eso es justo lo que un profesional deberá ¨exigirnos¨.

Es común pensar que por contratar a alguien ya has cumplido y puedes relajarte y exigir un gran resultado en la solicitud de tu ayuda o subvención. ¡ERROR¡. Se debe estar plenamente mentalizado de que es una gran oportunidad para nuestro proyecto empresarial presentar la candidatura, que disponemos de tiempo y medios para hacerlo en las mejores condiciones y estar dispuesto a trabajar en equipo para lograr el éxito en nuestro objetivo

Contar con un colaborador externo es una oportunidad para focalizar el esfuerzo y aprovechar mejor la oportunidad de lograr una ayuda en tu proyecto empresarial pero igualmente hay que trabajarlo.

Si hacemos una analogía, el asesor contratado es como un entrenador personal que te prepara para una carrera de fondo. El te guiara en tu entrenamiento diario, te orientara sobre tu dieta, las horas de descanso, el recorrido, etc. etc. para que puedas dar lo mejor de ti mismo, pero el esfuerzo has de hacerlo tú, la carrera has de acabarla tú y la posición en que lo hagas depende sobre todas las cosas de ti.

Solicitar subvenciones y ayudas: la documentación

Para afrontar una candidatura de subvención o ayuda con éxito es imprescindible prepara correctamente mucha documentación.  El tipo de documentación, los datos solidados y la forma de entrega cambia de una tipo de subvención o ayuda a otra.

En la práctica, la administración pública está tendiendo a la gestión íntegramente digital por las ventajas que aporta y esto ha de ser tenido en cuenta al preparar la documentación. Por ello, en muchas ocasiones deberemos disponer de la correcta y actualizada firma digital para poder presentar correctamente nuestra solicitud.

Por otro lado, cada vez es más habitual, sobre todo en subvenciones y/o ayudas destinadas al emprendimiento, la innovación, la internacionalización, etc. que aparte de los documentos que demuestren que estamos al corriente de pagos tributarios, posibles escrituras de constitución, etc., nos soliciten explicaciones muy concretas y detalladas sobre nuestro proyecto empresarial. Estos detalles habrán de ser presentados usando unos pliegos y formatos específicos.

En la elaboración de esta documentación por tanto es donde debemos centrar nuestros esfuerzos, dedicar tiempo y recursos para convencer y distinguirnos del resto de candidatos. Generalmente para lograrlo son de ayuda detalles visuales como:

  • Fotografías
  • Infografías,
  • Diagrama de flujo,
  • Representaciones estadísticas
  • Estudios de mercado

En definitiva todo aquello que facilite comprender y visualizar el proyecto de nuestra candidatura.

En general, presentarse como candidato a subvenciones y ayudas en buenas condiciones requiere de hacer un esfuerzo en explicar todo nuestro proyecto empresarial, lo más detalladamente posible a las personas que nos van a valorar.

Es habitual para lograrlo tener que aportar elaborados documentos como:

  • El plan de empresa
  • Actividades y medios para ejecutar dicho plan
  • Detallar el perfil del personal que los desarrollará
  • Un plan de trabajo y la cronología
  • Balances económicos,
  • Previsiones de resultados
  • Etc., etc..

Como vemos preparar toda esta documentación requiere de un gran esfuerzo y tiempo y se ha de estar mentalizado antes de embarcarse en una candidatura para trabajar en equipo pues son varias las disciplinas implicadas y documentaciones precisas. A ser posible es muy recomendable contar con el consejo de un profesional con experiencia, pues sabrá ahorrarnos tiempo y algún que otro disgusto. 

Solicitar subvenciones y ayudas: la justificación

Una vez la subvención nos es concedida es probable que nos toque dar una paso administrativo más para formalizar esta concesión y poder así percibir el dinero.

El cumplir las características de los beneficiarios y hacer un buen trabajo en la solicitud de la subvención o ayuda, y especialmente en la documentación que hay que adjuntar a ella, hace que tengamos muchas posibilidades de que nos la concedan. Pero una vez concedida es muy probable que la alegría venga acompañada del arduo trabajo de tener que hacer la justificación.

Para ello, y esto depende de cada convocatoria, hay que aportar una documentación justificativa, que puede entenderse como la letra pequeña de cada subvención o ayuda, que consiste en una imposición de requisitos y obligaciones que deben cumplirse, además de ir acompañada del ¨justificante¨ de en qué vamos o hemos empleado el dinero subvencionado.

Todo dependerá del tipo de subvención y de las exigencias del pliego correspondiente. Generalmente se dan 2 posibilidades al tener que elaborar la justificación de una subvención o ayuda:

  • Que tengamos que hacerla cuando los técnicos valoran en positivo nuestra documentación. El dinero llega una vez aprobada la justificación.
  • Que valoren en positivo la solicitud y el proyecto presentado, y posteriormente tengamos que hacer la justificación de en qué nos hemos gastado el dinero que nos han dado a fondo perdido. En caso de no justificarse correctamente habrá de devolverlo.

En cualquiera de los dos casos, y en las diferentes formas en las que la Administración impone sus condiciones de beneficiario y justificación, lo importante es que aquel que esté interesado en conseguir una subvención comprenda todos los pasos de la tramitación de la misma y la importancia que tiene cada fase para de esta manera tener todo preparado tal y como nos solicitan.

Así la concesión definitiva de la subvención o ayuda será una realidad mucho más cercana.

La justificación es vital y prueba de ello es que en nuestra experiencia profesional hemos encontrado dos tipos de errores reiterativos sobre ella:

  • Unos casos en que hemos apoyado a los clientes en la elaboración de la solicitud de una subvención o ayuda y han logrado su concesión, pero en el momento de elaborar la justificación han decidido continuar ellos solos, sin ser conscientes de esa letra pequeña, y han perdido el dinero que tenían concedido.
  • Casos a la inversa. Clientes que contratan nuestra vigilancia y han tramitado una subvención sencilla ellos solos y que en la práctica les han concedido, al llegar el momento de la justificación se ven desbordados y acuden a nosotros. Al no haber prestado la debida atención a esa documentación justificativa poco puedes hacer pues los documentos aportados de partida son deficitarios y por mucho que lo intentas construyendo la mejor estrategia para ellos es imposible justificar todos los gastos.

Solicitar subvenciones y ayudas: las claves del éxito

De los 4 puntos desarrollados anteriormente se extraen las siguientes conclusiones o claves de éxito:

  • Para afrontar la candidatura de subvención o ayuda se ha de estar debidamente informado. La clave del éxito para lograrlo es disponer de un sistema de vigilancia sistematizado.
  • Durante todo el proceso es muy recomendable contar con el consejo de un profesional con experiencia, pues sabrá ahorrarnos tiempo y algún que otro disgusto evitable.
  • Es fundamental comprender todos los pasos de la tramitación, y la importancia que tiene cada fase de la misma, para poser tener todo preparado tal y como nos solicitan con suficiente tiempo.
  • Al preparar la documentación es importante aportar elementos que ayuden a comprender y visualizar el proyecto de nuestra candidatura.
  • Se deben considerar previamente las exigencias como beneficiarios, pues son requisitos que se deben cumplir y justificar, tanto para participar como para disfrutar de la subvención o ayuda.

¿Te interesan las subvenciones y ayudas? Te asesoramos.

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Por | 2018-02-17T09:51:32+00:00 marzo 30th, 2015|Blog de MNH, Subvenciones|Sin comentarios