Cómo preparar una oferta económica de licitación de servicios y suministros

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  • preparar una oferta económica de licitación

Cómo preparar una oferta económica de licitación de servicios y suministros

Preparar una oferta económica de licitación es uno de los grandes dilemas a los que se enfrenta toda empresa a la hora de licitar, debido a que toda licitación puede establecer para su valoración solo 2 opciones:

  • Contemplar criterios técnicos y criterios económicos o
  • Solamente considerar criterios económicos

Por lo que en todos los casos para tener opciones de aprovechar este excelente canal de venta hay que presentar una muy buena oferta económica.

Por este motivo, vamos a facilitar algunas pautas y consejos, especialmente enfocadas a pymes dedicadas a la prestación de servicios y suministros, para que sepan elaborar una propuesta económica ganadora.

En una anterior entrada sobre las claves para que una pyme gane una licitación ya mencionamos que lo habitual para presentarse a una licitación pública es que sea necesario desarrollar 3 sobres de documentación:

  • Sobre administrativo: la carta formal de presentación de la empresa, que contempla desde la escrituras de constitución, hasta que estamos al día con nuestras obligaciones de pagos, los recursos de que se dispone, la facturación de los últimos años, etc.
  • Sobre técnico: Donde se expondrá detalladamente cómo se van a entregar y ejecutar los servicios o productos demandados en la oferta.
  • La oferta económica: se ha de indicar en detalle porque precio va a desarrollar el servicio o entregar el producto. Aquí es donde hoy nos centraremos.

Preparar toda esta documentación en condiciones supone un gran esfuerzo, así que lo primero es asegurarnos de que disponeos del tiempo y los medios suficientes para elaborar una buena propuesta en el plazo marcado en la convocatoria.

En segundo lugar debemos analizar en detalle el criterio de valoración seguido en cada licitación, ver cómo se repartirán los puntos, para poder descartar las que no nos son favorables, y en caso de interesarnos, trazar la estrategia más conveniente a nuestra empresa. Se debe determinar:

  • Si se contemplan mejoras y que puntuación suponen,
  • Qué parte corresponde a la oferta económica,
  • Y cuál a la técnica.

Con esta información ya podremos situarnos. Si por ejemplo la parte técnica puntúa muy poco, pongamos 10 puntos sobre 100, tendremos que valorar si realmente merece la pena invertir mucho tiempo y dinero en su preparación, o es mejor salir, digamos a cubrir el expediente en ese apartado, para centrarse en la parte económica.

Si la parte económica es la mas valorada tendremos que ver cómo reducir los costes al máximo para ser capaces de presentar una oferta fiable a la vez que muy competitiva y rentable.

 Preparar una oferta económica de licitación. Puntos.

Para confeccionar una oferta económica lo más competitiva posible proponemos considerar 4 puntos:

1 Gastos y desviaciones

Hay que hacer una lista detallada de gastos. Se deben tener bien detectados y definidos todos los gastos que se tendrán que soportar durante las diferentes etapas de ejecución del contrato.

Además hay que predecir posibles desviaciones en estos gastos. Lógicamente los ingresos deben ser siempre mayores a los costes, por lo que para no pillarse los dedos es aconsejable elaborar diferentes ofertas considerando las diferentes contingencias que pueden ocurrir.

De ese modo, se dispondrá de diferentes estimaciones según varios escenarios posibles y se podrán tomar decisiones acertadas respecto a la oferta económica de licitación a presentar.

Lo ideal es ofertar un precio superior a la previsión de mayor coste. Así, evitaremos ganar licitaciones que no podremos afrontar por suponer pérdidas, algo que desafortunadamente observamos con cierta frecuencia.

2 La competencia

Considerar qué pueden hacer terceros candidatos es importante. Conocer las solvencias, medios y precios con que juega la potencial competencia es fundamental para poder valorar distintos escenarios y ver hasta dónde podrán llegar. Las fuertes bajadas de precios son una realidad afianzada por la crisis económica y no podemos obviar que el criterio económico es ahora clave para la administración pública.

Más abajo, planteamos un sencillo caso práctico como orientación para plantear distintos escenarios, y valorar la puntuación final considerando qué puede ofertar la competencia.

Para situarte frente a la competencia debes conocer también bien tu empresa, y cómo la valoran desde fuera. Por ello, es muy aconsejable pedir siempre que nos presentemos a una licitación el expediente en el que se razona cómo nos han puntuado. Conservando esta información en el tiempo podremos ir creando nuestro propio histórico. Este histórico es muy útil, por ejemplo, cuando se repiten candidaturas a las mismas licitaciones.

3 Mejoras y/o servicios extra

En ocasiones el pliego de condiciones económicas plantea la posibilidad de ofrecer mejoras a la oferta económica de licitación, y deja parte de la puntuación para las mismas. Siempre será positivo plantear mejoras, y cuando no sean contempladas como tales quizá sea posible añadir servicios extra como un soporte técnico más fiable, mejores plazos de entrega a los propuestos, etc. que es seguro serán valorados positivamente.

En consecuencia, hallar mejoras sustanciales puede marcar la diferencia para desmarcarse del resto de competidores. Por ello, es muy recomendable emplear recursos para estudiar qué valor añadido podemos aportar que los demás no puedan, y que podrán aportar terceros, considerando en todos los casos claro está, el coste que supone.

En el ejemplo práctico final se observa claramente como las mejoras pueden marcar una diferencia sustancial en las puntuaciones finales.

4 El formato

En muchas ocasiones el formato en que debe presentarse la oferta económica viene especificado en los pliegos de condiciones y debe seguirse a rajatabla. Os dejamos como ejemplo el formato exigido en la oferta económica de la licitación pública de FECYT para servicios publicidad.

Si no viene marcado por los pliegos, escoger un formato adecuado es fundamental.

Existen programas informáticos diseñados específicamente para elaborar presupuestos y lógicamente son la opción más profesional. Desde nuestra experiencia sabemos que la mayoría de las pymes, básicamente por falta de tiempo, utilizan para calcular su presupuesto una hoja de cálculo tipo Excel, lo que puede ser una buena alternativa, máxime considerando que existen multitud de plantillas gratuitas.

En general, la norma es seguir el sentido común e intentar que la exposición de conceptos e importes sea fácilmente asimilable, y al menos, incluir:

  • Todos y cada uno de los conceptos: es decir, detallar todos los productos ofertados, o los servicios. En el caso de servicios puede ser necesario incluir el número de horas, materiales u otros costes que se prevé tendrán que soportar.
  • Los importes desglosados: se incluirá un desglose de cada uno de los apuntes del producto e servicio con la base imponible, el porcentaje de IVA y las tasas oficiales si procede.

En caso de no estar identificado en los pliegos administrativos se deberán incluir también las condiciones legales con el objetivo de evitar interpretaciones distintas.

Por último, si no se hubiera especificado en otro apartado, se indicará la forma de pago, el plazo de entrega o ejecución e igualmente, si procede las garantías y el soporte técnico incluido.

Preparar una oferta económica de licitación. Baja temeraria. 

En las ocasiones en que los pliegos de condiciones económicas no fijan un importe mínimo a ofertar puede suceder que  tras hacer una primera valoración de la oferta económica se estime que el importe ofrecido por algún candidato es anormalmente bajo, y en consecuencia, el órgano de contratación marca lo que técnicamente se llama una baja temeraria, anormal o desproporcionada. Esto supone en la práctica que la oferta suscita dudas sobre si lo ofrecido cumple de forma satisfactoria con las especificaciones del contrato y los pliegos de la licitación.

Este hecho no debe preocupar al licitador que ha realizado correctamente su oferta económica pues tendrá el derecho a justificar su propuesta. En la mayoría de ocasiones, si se ha trabajado bien la oferta económica, será síntoma de que está muy cerca de ser el adjudicatario del contrato.

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Cómo preparar una oferta económica de licitación. Ejemplo práctico

Para finalizar realizaremos un pequeño ejercicio práctico sobre preparar una oferta económica de licitación para que quien lo estime lo pueda escalar a un caso de interés real.

Planteamos una hipotética licitación en la que los pliegos establecen un precio base de 300.000 € y en la que se pueden proponer hasta 2 mejoras. La ponderación de puntos es de 50 sobre 100 para la oferta económica y de hasta 25 puntos por las mejoras

Dejaremos al margen los 25 puntos restantes de la parte técnica para centramos en la oferta económica combinándola con las mejoras.

Como hemos expuesto anteriormente es aconsejable plantear distintos escenarios para valorar cada una de las opciones, situarnos, y trazar así nuestra mejor estrategia.

Para lograrlo podemos hacer tanteos o ingeniería inversa contemplando cómo podemos actuar nosotros y cómo podría hacerlo la competencia.

Si por ejemplo tras analizar las condiciones expuestas en el pliego llegas a la concusión de que si se baja más de un 25 % el importe base de licitación ya no será rentable para nadie el contrato, ya tendrías un importe mínimo de partida. Y así, 225.000 € será el valor estimado para el precio más bajo, y por tanto, el valorado con la máxima puntuación: 50 puntos. Los puntos con que se valora cada mejora aportada serán 12,5, sobre un máximo de 25.

Ahora, ya podemos hacer tanteos y plantear distintos escenarios, del estilo de estos:

ejemplo de oferta económica de licitación

En vista de los cuales, y como era de esperar, el escenario 3 plantea la opción más favorable con 75 puntos obtenidos al plantear una oferta por el importe mínimo establecido y añadirle el máximo posible de mejoras.

A través de los 2 restantes hipotéticos escenarios vemos de una forma muy clara como una mejor oferta económica puede puntuar más bajo que otra de mayor valor que incluye más mejoras.

Para finalizar, os dejamos una cuña publicitaria en forma de breve video explicativo de nuestros servicios, por si en algún momento podemos ser de ayuda.

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Por | 2018-02-17T09:28:41+00:00 febrero 3rd, 2018|Blog de MNH, Licitaciones|Sin comentarios