Como adelantamos en el título con esta entrada vamos a tratar de facilitar las claves para que una pyme gane una licitación. Estas claves están basadas en nuestra experiencia profesional y las daremos a través de unos sencillos consejos y pautas. Siguiéndolos cualquier pequeña o mediana empresa podrá abordar con éxito una licitación.

La primera recomendación para toda persona que esté pensando en trabajar con la Administración, y por tanto presentarse a licitaciones, es que se informar de todo lo que publica la Administración sobre su campo profesional.

Con esta información estará en condiciones de:

  • Analizar la documentación que le van a solicitar e ir preparándola.
  • Conocer qué necesidades de productos o servicios tienen las distintas entidades para poder ir discriminando y fijando objetivos.
  • Descubrir a su competencia, y las características de las empresas a las que se les adjudican los contratos a que quiere optar.

Este último punto, es muy interesante pues con el tiempo, la información de las distintas adjudicaciones permite conocer bien a la competencia, sus fortalezas, debilidades y hasta los precios aproximados que ofertan. Y por tanto, a través de esta base veraz de información pública, uno puede posicionarse en el mercado, e incluso, establecer unas tarifas de trabajo competitivas a la par que rentables.

Para obtener esta valiosa información existen muchas fuentes y lo mejor es probar varias e ir afinando. Así, uno puede suscribirse gratuitamente a las publicaciones de las entidades que más le interesen, o consultar online regularmente las distintas bases de datos de licitación pública, como por ejemplo la plataforma de contratación o el propio BOE e ir analizando y extrayendo la información que precisa.

O también puede subcontratar un servicio de vigilancias o alertas para recibir por email la información que desea tras ser filtrada por unos criterios preestablecidos. En la mayoría de las ocasiones resulta lo más cómodo y rentable, al reducirse considerablemente el tiempo de dedicación y tener un coste pequeño.

Sobre esta subcontratación, hay que ser algo precavido y ajustar los criterios a un objetivo y a la verdadera necesidad de la empresa así como a la capacidad que efectivamente se tiene.

También debemos discernir entre si queremos recibir un gran volumen de información para tener muchos datos y dedicarles tiempo, o si por el contrario nos interesa recibir justo la que nos interesa y donde encajamos para dedicarle tiempo tan solo a aquello a lo que podemos optar.

Desde nuestra experiencia observamos que la mayoría de empresas de suministros y servicios se presentan a un puñado de licitaciones al año por preferir centrarse en las verdaderamente rentables y no difuminar sus recursos. En consecuencia, ajustar al maximo los criterios de la información a recibir es lo más aconsejable para empezar a licitar.

Con respecto al estudio de la documentación que es necesario aportar para participar en una licitación, la pauta vendrá siempre marcada por el Pliego Administrativo o por el Cuadro de Características del Pliego.

Para valorar cada oportunidad es imprescindible analizar bien estos documentos y desmigar los criterios de exigencia que nos solicitan y fijarse muy bien en los criterios de solvencia, tanto técnica como financiera que piden, pues son los que nos van a indicar si debemos tramitar el expediente o no.

Si tras revisar los criterios establecidos observamos que no cumplimos claramente con alguna de las exigencias es mejor no participar, pues es muy probable que seamos excluidos del proceso. En caso de dudas sobre si cumplimos o no, lo mejor es contactar con los técnicos correspondientes para resolver la duda y así poder tomar la mejor decisión.

También se ha de valorar si económicamente cada oferta es verdaderamente rentable, es decir,  si la ejecución de la oferta en las condiciones descritas en los pliegos ofrece beneficios para la empresa. En caso de no ser así, o ir muy ajustados en los márgenes, lo mejor es descartar la candidatura y buscar otra oportunidad

Una vez decidido que queremos licitar a un determinado concurso, debemos tener claro a qué nos enfrentaremos.

Claves para que una pyme gane una licitación. La documentación

Lo normal para presentarse a un concurso público es que sea necesario desarrollar estos 3 sobres de documentación:

  • Sobre Administrativo: en resumen, aquí es donde se hacer la carta formal de presentación de la empresa. En la práctica hay mostrar nuestros recursos, demostrar la facturación de los últimos años, clientes para los que se ha trabajado, el personal y medios con los que cuenta, etc.
  • Sobre Técnico: Donde se expondrá detalladamente cómo se van a entregar y ejecutar los servicios o productos demandados en la oferta.
  • Sobre Proposición Económica: se ha de indicar en detalle porque precio va a desarrollar el servicio o entregar el producto.

En la preparación y elaboración de esta documentación es interesante contemplar siempre el punto de vista de un tercero, alguien ajeno a nuestra empresa y que puede no conocer nuestro ámbito profesional, pero que en definitiva será quien tendrá que leerla y valorarla. Así podremos transmitir nuestras bondades con mayor claridad, sencillez y transparencia y hacer una exposición detallada, profesional y minuciosa del trabajo a realizar.

Lo mejor para presentar una buena candidatura es preparar la documentación con una estructura muy organizada, y en la medida en que los pliegos de condiciones lo permitan, vistosa y humana, incluyendo elementos visualmente agradables como por ejemplo fotos del personal, gráficos, imágenes ilustrativas, etc.

En definitiva se trata de plasmar un buen hacer humano que trasmita que habrá su sello de calidad en todo aquello que les será encomendado.

Claves para que una pyme gane una licitación. El proceso de licitación

Para prever que sucederá tras la entrega de estos sobres, y poder así actuar en consecuencia previamente, hay que conocer qué pasa tras presentar la candidatura.

Generalmente, se produce la apertura de los sobres presentados por la Mesa de Contratación, cuyos miembros valoraran el contenido de los mismos en función a lo establecido en los pliegos.

Si consideran que la documentación está correcta, y se obtiene la puntuación mínima que se exige, se continúa la tramitación. En caso contrario se es excluido directamente o se da la oportunidad de subsanar algún defecto formal.

Concretamente para el caso del Sobre de documentación administrativa suelen dar unos días para subsanar las posibles deficiencias detectadas. Si las solventas seguirán abriendo el resto de sobres – documentación.

Valoradas todas las ofertas, la mesa de contratación decide y adjudica el contrato a aquella entidad que mejor se ajusta a lo solicitado en los pliegos.

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Claves para que una pyme gane una licitación. Consejos

En vista de las consideraciones comentadas hasta ahora y teniendo una visión más clara de en qué consiste una licitación nuestro consejo para una pyme que quiere potenciar su empresa a través de la contratación con la administración pública es que de partida opte solo a aquellas licitaciones en las que se cumplan todos las solvencias y estén destinadas a ejecutar proyectos en los que se tenga un buen rodaje profesional y empresarial.

Comenzar así, asegura tener controlados todos los posibles imprevistos en la ejecución de los trabajos e ir cómodos en la ejecución del mismo en caso de ser adjudicatarios, al mismo tiempo que se garantiza que la ejecución será rentable económicamente.

De esta manera tendrán además verdaderas opciones de ganar y evitarán vivir angustiados en caso de ser adjudicatarios.

Por último, y este es el mejor consejo que se le puede dar a una pyme cuando empieza a licitar, es que tenga siempre en cuenta, que ganar licitaciones es cuestión de paciencia, dedicarle tiempo y trabajo e ir mejorando y aprendiendo con cada candidatura. Seguir un proceso de trabajo como el propuesto en este esquema suele funcionar.

cómo ganar una licitaciones

Para finalizar os dejamos un breve video explicativo de nuestros servicios, por si en algún momento podemos ser de ayuda.

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